“你們現(xiàn)場審核時間3天行不行？為什么要那么久？能縮短審核時間快點(diǎn)下證嗎？……”這些是很多企業(yè)在申請ISO管理體系認(rèn)證時經(jīng)常會出現(xiàn)的疑問。那么，企業(yè)在做ISO管理體系認(rèn)證時，現(xiàn)場審核時間到底是如何計(jì)算的呢？跟哪些因素有關(guān)呢？

 

　　下面，我們就根據(jù)ISO管理體系認(rèn)證審核時間的計(jì)算規(guī)則，從初次審核到再認(rèn)證，從臨時場所到外包管理等，給大家詳細(xì)介紹一下影響現(xiàn)場審核時間的關(guān)鍵因素。

 

一、初次審核

 

　　1.確定用于管理體系非現(xiàn)場組合活動的審核時間，不宜使現(xiàn)場總的管理體系認(rèn)證審核時間少于計(jì)算出的80%。需要更多的時間來進(jìn)行策劃和（或）編寫報告不是減少現(xiàn)場管理體系認(rèn)證審核時間的理由。

 

　　2.認(rèn)證機(jī)構(gòu)確定的審核時間以及其理由應(yīng)形成記錄。這一計(jì)算中應(yīng)包括為覆蓋整個認(rèn)證范圍而分配時間的詳細(xì)信息。

 

　　3.作為合同的一部分認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)向客戶組織提供審核時間確定及其理由，并向認(rèn)可機(jī)構(gòu)提供。

 

　　4.認(rèn)證審核中可以包括使用遠(yuǎn)程審核的技術(shù)，例如基于網(wǎng)絡(luò)的交互式協(xié)作，網(wǎng)絡(luò)會議，電視電話會議和（或）通過電子化方式驗(yàn)證客戶的過程。這些活動應(yīng)在審核計(jì)劃中得到標(biāo)識，并可以考慮將用于這些活動的時間計(jì)入總的管理體系認(rèn)證審核時間。

 

　　對OHSMS，這些活動（應(yīng)用遠(yuǎn)程審核的活動）應(yīng)僅限于對文件/記錄的評審、對員工及工作人員訪談。此外，對現(xiàn)場活動及OHS風(fēng)險控制不能采取遠(yuǎn)程審核技術(shù)。

 

二、監(jiān)督審核

 

　　在初始的三年認(rèn)證周期中，對特定組織實(shí)施監(jiān)督審核的審核時間，宜與初次認(rèn)證審核（第一階段＋第二階段）的時間成比例，即每年實(shí)施監(jiān)督審核的總時間約為初次認(rèn)證審核時間的1/3。

 

　　作為每次監(jiān)督審核的組成部分，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)獲得與客戶管理體系有關(guān)的更新信息。所策劃的監(jiān)督審核時間應(yīng)得到審查（至少在每次監(jiān)督審核和再認(rèn)證時），以便考慮客戶的組織、體系成熟度等方面的變化。

 

　　實(shí)施該審查（包括任何對管理體系審核時間的調(diào)整）的證據(jù)應(yīng)得到記錄。

 

三、再認(rèn)證審核

 

　　再認(rèn)證審核時間宜根據(jù)更新的客戶信息計(jì)算，而不是簡單按初次認(rèn)證審核（第一階段＋第二階段）時間的2/3計(jì)算。

 

　　通常做法是：假設(shè)基于更新的信息對組織實(shí)施初次認(rèn)證審核（第一階段＋第二階段），再認(rèn)證審核時間約為該初次審核所需時間的2/3。

 

　　作為特例，如果再認(rèn)證時組織的情況與初次認(rèn)證審核時相同，則再認(rèn)證審核時間大約為初次認(rèn)證審核時間的2/3。管理體系審核時間應(yīng)考慮管理體系績效評價的結(jié)果。對管理體系績效評價本身并不作為再認(rèn)證審核時間的一部分。

 

四、調(diào)整審核時間的考慮因素在調(diào)整審核時間時，還應(yīng)考慮下列因素（但不限于這些因素）：

 

　　1）管理體系增加審核時間的考慮因素：

 

　　a）組織的工作在多于一處的建筑物或地點(diǎn)實(shí)施，審核時需要復(fù)雜的后勤安排，例如必須對一個單獨(dú)的設(shè)計(jì)中心實(shí)施審核；

 

　　b）員工使用多于一種的語言（需要翻譯或妨礙單個審核員獨(dú)立工作）；

 

　　c）與人員數(shù)量相比，現(xiàn)場很大（例如森林）；

 

　　d）受法規(guī)管制的程度較高（例如食品、藥品、航天、核能等領(lǐng)域）；

 

　　e）體系覆蓋著高度復(fù)雜的過程或數(shù)量較多的互不相同的活動；

 

　　f）需要訪問臨時場所，以確認(rèn)擬認(rèn)證管理體系中的常設(shè)場所的活動；

 

　　2）僅適用于QMS增加審核時間的考慮因素：

 

　　a）被劃為高風(fēng)險的活動

 

　　b）外包職能或過程。

 

　　3）僅適用于EMS增加審核時間的考慮因素：

 

　　a）同行業(yè)典型情況相比，受納環(huán)境的敏感度較高；

 

　　b）相關(guān)方的意見；

 

　　c）有必要增加審核時間的間接因素；

 

　　d）組織所屬行業(yè)的附加的或特殊的環(huán)境因素或法規(guī)要求；

 

　　e）環(huán)境事故的風(fēng)險，以及作為事件后果產(chǎn)生的或可能發(fā)生的影響，事故和潛在的緊急情況，之前由于組織原因發(fā)生過的環(huán)境問題；

 

　　f）外包職能或過程。

 

　　4）僅適用于OHSMS增加審核時間的考慮因素：

 

　　a）相關(guān)方的意見；

 

　　b）事故和職業(yè)病發(fā)生率高于行業(yè)平均水平；

 

　　c）組織的場所存在公眾人員（如：醫(yī)院、學(xué)校、機(jī)場、火車站、港口、公共交通運(yùn)輸）；

 

　　d）組織正面臨與OHS相關(guān)的法律訴訟（取決于所涉及風(fēng)險的嚴(yán)重程度和影響）；

 

　　e）承包商公司（次級承包商公司）及其雇員臨時性地大量出現(xiàn)，導(dǎo)致復(fù)雜程度或OHS風(fēng)險增加（如：定期啟停的煉油廠、化工廠、鋼鐵廠和其他大型工業(yè)聯(lián)合體）；

 

　　f）根據(jù)適用的國家法規(guī)和/或風(fēng)險評估文件，危險物質(zhì)存在的數(shù)量使工廠面臨重大工業(yè)事故的風(fēng)險；

 

　　g）認(rèn)證范圍內(nèi)包含境外場所的組織（如果不熟悉法律法規(guī)和語言）。

 

　　5）管理體系減少審核時間的考慮因素：

 

　　a）（僅適用于QMS）客戶不負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)工作，或體系的范圍不適用標(biāo)準(zhǔn)的其他要素；

 

　　b）與人員數(shù)量相比，現(xiàn)場很小（例如僅有綜合辦公區(qū)）；

 

　　c）體系成熟；

 

　　d）對客戶管理體系已有的了解（例如同一認(rèn)證機(jī)構(gòu)已依據(jù)另一標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證了該客戶），對OHSMS這意味著在其他自愿性O(shè)HSMS方案中已經(jīng)認(rèn)證；

 

　　e）客戶為認(rèn)證所作的準(zhǔn)備（例如已經(jīng)獲得另一個第三方合格評定制度的認(rèn)證或承認(rèn)），對OHSMS這意味著已經(jīng)接受國家主管部門定期對其進(jìn)行強(qiáng)制性政府OHSMS方案的審核；

 

　　f）自動化程度高（對OHSMS不適用）；

 

　　g）有一部分員工在組織的場所外工作，例如銷售人員、司機(jī)、服務(wù)人員等，并且有可能通過記錄審查來對其活動是否符合體系要求進(jìn)行充分地審核，（對OHSMS不適用）；

 

　　臨時場所

 

　　1.如果認(rèn)證申請方或獲證客戶在臨時場所提供其產(chǎn)品或服務(wù)，該臨時場所應(yīng)被納入審核方案。

 

　　2.臨時場所可以是較大的項(xiàng)目管理現(xiàn)場，也可以是較小的服務(wù)/安裝現(xiàn)場。認(rèn)證機(jī)構(gòu)宜評估與客戶運(yùn)行相關(guān)的管理體系運(yùn)行失效的風(fēng)險（對QMS為產(chǎn)品或服務(wù)輸出的控制失效、對EMS為環(huán)境因素及影響的控制失效、對OHSMS為OHS風(fēng)險控制失效），根據(jù)該風(fēng)險評估的結(jié)果來確定是否需要訪問這些臨時場所以及抽樣的范圍與程度。

 

　　對QMS和EMS，所選取的臨時場所樣本應(yīng)代表客戶的認(rèn)證范圍、能力需求和不同服務(wù)的范圍，并已考慮了活動的規(guī)模和類型、進(jìn)行中的項(xiàng)目的不同階段以及相關(guān)的環(huán)境因素及影響。

 

　　對OHSMS，所選取的臨時場所樣本宜代表客戶的認(rèn)證范圍、活動和過程的規(guī)模和類型、所涉及的危險源和相關(guān)的OHS風(fēng)險類型、以及項(xiàng)目進(jìn)行的不同階段。

 

　　3.通常情況下，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將對臨時場所進(jìn)行現(xiàn)場審核。但是，可以考慮用下列方法來代替一部分現(xiàn)場審核：

 

　　1）通過面對面或電視電話會議的方式，與客戶及（或）其顧客進(jìn)行訪談，或者參與他們的進(jìn)度會議；

 

　　2）對臨時場所的活動實(shí)施文件審查；

 

　　3）遠(yuǎn)程訪問包含同管理體系與臨時場所的評審有關(guān)的記錄或其他信息的電子化場所；

 

　　4）使用電視電話會議及其他技術(shù)實(shí)施有效的遠(yuǎn)程審核。對OHSMS，上述方法僅可以考慮用以代替不涉及見證運(yùn)行控制且不涉及其他OHSMS風(fēng)險控制的部分現(xiàn)場審核。

 

　　4.在每種情況下，宜完整地記錄審核方法，并充分證明審核方法的有效性。

 

　　多場所管理體系審核時間

 

　　1.對管理體系運(yùn)行覆蓋多個場所的情況，有必要確定是否允許抽樣。

 

　　2.對OHSMS，應(yīng)基于認(rèn)證范圍內(nèi)每個場所實(shí)施活動和過程相關(guān)的OHS風(fēng)險程度的評價，確定是否允許場所抽樣。此類評價的記錄和所作決定的理由應(yīng)向認(rèn)可機(jī)構(gòu)提供。

 

　　外部提供職能或過程的控制（外包）

 

　　1.如果組織外包其部分職能或過程，認(rèn)證機(jī)構(gòu)有責(zé)任獲得如下證據(jù)：組織已經(jīng)有效地確定了其采用的控制方式和控制范圍，以確保外部提供的職能或過程不會對管理體系有效性（包括組織向其顧客穩(wěn)定提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力、或控制其環(huán)境影響因素/控制其OHS風(fēng)險，并承諾滿足法規(guī)要求方面）產(chǎn)生負(fù)面影響。

 

　　2.對QMS和EMS，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將審核并評估客戶管理體系的有效性，包括對任何外部提供活動及其引起有關(guān)目標(biāo)交付、顧客和滿足要求方面的風(fēng)險進(jìn)行的管理。這可以包括收集對供方有效性水平的反饋。考慮到組織的管理體系范圍僅包括對供應(yīng)活動的控制，而且并非由組織自身執(zhí)行這些（外部供應(yīng)）活動，因此并未要求審核供方的管理體系。根據(jù)對風(fēng)險的這一理解，應(yīng)確定任何附加的審核時間。

 

　　3.對OHSMS，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將審核和評價組織的OHSMS對外包活動管理的有效性，以及外包活動對其自身活動和過程的OHS績效和符合性要求所帶來的風(fēng)險。

 

　　a）這可能包括收集對供方有效性水平的反饋，基于以下內(nèi)容：

 

　　組織對這些外部供方的評價、選擇、績效監(jiān)視和再評價的應(yīng)用準(zhǔn)則，這些準(zhǔn)則是以他們按照特定要求提供職能或過程的能力為基礎(chǔ)，并與法律要求一致，和外部供方可能對組織控制其自身OHS風(fēng)險的能力產(chǎn)生不利影響的風(fēng)險。

 

　　b）雖然不要求對外部供方的管理體系實(shí)施審核，為了策劃并完成一項(xiàng)有效的審核，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)就組織OHSMS范圍內(nèi)對外包給外部供方的過程或職能的控制進(jìn)行審核。包含于組織OHSMS范圍的過程中，在組織場地作業(yè)的承包商人員應(yīng)被訪談到，以評價他們的OHS意識。

 

　　c）認(rèn)證機(jī)構(gòu)宜能夠在審核方案準(zhǔn)備的過程中確定，并且在后續(xù)初次認(rèn)證審核中、以及在每次監(jiān)督及再認(rèn)證審核前對其核實(shí)。